Auf Nummer sicher - Vorausschauende Notfallplanung für Expatriates

Anne und Norbert Merkler (Namen geändert) hatten Glück: Im Juli 1989 mussten sie ihren damaligen Einsatzort, Peking, nach den Unruhen am Platz des Himmlischen Friedens  überraschend verlassen. Ihr Gepäck bestand aus zwei Koffern, als sie gemeinsam mit anderen Europäern ausgeflogen wurden. Die winzige Wohnung in einem Hotel-Komplex für Ausländer ließen sie mit all ihren persönlichen Dingen in der Obhut ihrer chinesischen Haushaltshilfe, der "Ayi" zurück. Als Norbert Merkler einige Monate später zurück nach Peking flog, um sich um sein Hab und Gut zu kümmern, war alles unversehrt.

Evakuierungen, wie sie die Merklers erlebten, sind selten notwendig, doch sie lassen sich für Expatriates nicht völlig ausschließen. Die Geschehnisse des 11. September 2001, die SARS-Krise oder die Reaktionen auf die Mohammed-Karikaturen aus Dänemark haben gezeigt, wie rasch sich auch eine vermeintlich stabile Situation verändern kann. Ereignisse, die Überlegungen zu einer vorzeitigen Ausreise oder einer angeordneten Evakuierung notwendig machen, sind extreme Stress-Situationen. Wann ist der richtige Zeitpunkt? Wohin soll es gehen? Was muss, was kann mit? Zusätzliche Belastungen in einer solchen Situation lassen sich vermeiden, wenn Sie eine persönliche Notfallplanung für sich aufstellen. Die folgende Checkliste hilft bei den Überlegungen:


Liste mit persönlichen Daten

Stellen Sie für jedes Familienmitglied eine Liste mit den folgenden Daten zusammen und aktualisieren Sie sie in regelmäßigen Abständen. Deponieren Sie zur Sicherheit ein Exemplar bei einer Person Ihres Vertrauens in Deutschland:

• Pass oder Kinderausweis: Nummer, Ausstellungsort und -datum
• Personalausweis: Nummer, Ausstellungsort und -datum
• Führerschein: Nummer, Ausstellungsort und -datum
• Bankkonten: Nummern und Details
• Kreditkarten: Nummern und Details
• Krankenversicherung: Nummer, Gesellschaft
• Rentenversicherung: Nummer
• Persönliche Versicherungen: Nummern, Gesellschaften
• Auto: Typ, Modell, Seriennummer, Kennzeichen
• Regelmäßig erforderliche Medikamente
• Daten des aktuellen Brillenrezepts
• Wichtige Telefonnummern: Arbeitgeber, Ärzte, Rechtsanwalt, Steuerberater etc.

Kopien wichtiger Unterlagen

Von den folgenden Dokumenten und Unterlagen sollten Sie Kopien anfertigen, von Zeit zu Zeit aktualisieren und sicher in Deutschland hinterlegen:

• Familien-Stammbuch (Geburts- und Heiratsurkunden)
• Testament und Vorsorgeverfügung
• Vollmachten
• Beruflich relevante Unterlagen: Lebensläufe, Zeugnisse
• Versicherungsunterlagen
• KFZ-Briefe
• Grundbuchunterlagen
• Aktiendepots
• Steuerunterlagen
• Aktuelle Zusammenstellung Ihres Hausrats
• Private Adressen und Telefonnummern
  

E-Mail-Account mit allen wesentlichen Daten

Eine gute Idee ist es auch, vor der Ausreise ein internetbasiertes E-Mail-Konto anzulegen, auf das Sie weltweit Zugang haben (Web.de, Yahoo, Hotmail u.a.). An diese Mailadresse schicken Sie alle wichtigen Informationen und eingescannte Bilder von Pässen, Stammbuch usw., die sich so nach einem Verlust leichter ersetzen lassen. Natürlich sollte man bei diesem Vorgehen besonders sorgfältig darauf achten, dass die Zugangsdaten zum E-Mail-Konto nicht in falsche Hände geraten.


Vor der Ausreise

Die folgenden Punkte sollten Sie am besten bereits vor der Ausreise geklärt und erledigt haben:

• Bevollmächtigen Sie eine Person Ihres Vertrauens, Sie im Notfall in Vermögens-, Steuer- und Rechtsangelegenheiten zu vertreten.
• Klären Sie, wer die Vormundschaft für Ihre Kinder übernehmen soll, falls Ihnen und Ihrem Partner etwas zustößt.
• Stellen Sie sicher, dass beide Partner Vollmacht über die Bankkonten haben. Beide Partner sollten über eigene Kreditkarten verfügen. Beides ist wichtig für den Fall, dass Sie einige Zeit an getrennten Orten verbringen müssen.
• Stellen Sie eine Liste der regelmäßig wiederkehrenden finanziellen Verpflichtungen (Miete, Zinsen, Versicherungen, Steuer etc.) zusammen.
• Überlegen Sie, was Sie ins Ausland mitnehmen. Persönliche Dinge sind für das Wohlbefinden wichtig, aber denken Sie auch daran, dass Unersetzliches verloren gehen kann. Suchen Sie Kompromisse. Beispiel: Nehmen Sie Ihre alten Fotoalben mit, aber lassen Sie die Negative in Deutschland.
• Packen Sie, unabhängig vom Entsendungsort, Sommer- und Winterkleidung ein.
• Stellen Sie Ihrer Familie in Deutschland wichtige Telefonnummern zusammen.

Nach der Ankunft am Entsendungsort

Sie haben sich sicherlich bereits vor der Ausreise mit der politischen und wirtschaftlichen Situation im Gastland auseinander gesetzt, eventuell in einem interkulturellen Training mehr über Land und Leute erfahren. Nach der Ankunft sind folgende Schritte ratsam:

• Nehmen Sie Kontakt mit dem nächstgelegenen deutschen Konsulat oder der Botschaft auf. Lassen Sie sich dort in der sogenannten "Deutschenliste" registrieren. Auf diese Weise können Sie bei Gefahrensituationen leichter informiert werden. Diese Registrierung ist freiwillig, das Formular oft bereits online erhältlich.
• Erkundigen Sie sich bei Kollegen und anderen Expats über die aktuelle Sicherheitssituation.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitgeber in Deutschland über ihre kompletten und aktuellen Kontaktdaten verfügt.
• Stimmen Sie ein Notfallprozedere mit ihrem Arbeitgeber ab: Wer ist wofür verantwortlich? Wie läuft der Informationsfluss?
• Stellen Sie sich Ihren Nachbarn vor.
• Machen Sie sich mit den Gegebenheiten für Notfälle vertraut. Wo ist das nächste Krankenhaus, die Polizei, die Feuerwehr? Erstellen Sie eine Liste mit persönlichen Notfallnummern.
• Bewahren Sie Medikamente und Verbandsmaterial so auf, dass Sie im Notfall sofort Zugriff haben und es auch mitnehmen können.
• Achten Sie darauf, mit allen notwendigen Impfungen up-to-date zu sein.
• In Gebieten mit erhöhter Sicherheitsgefahr sollten Sie einen batteriebetriebenen Kurzwellen-Empfänger bereit halten.
• Erwerben Sie Grundkenntnisse in der Sprache des Gastlands.
• Schließen Sie sich mit anderen Eltern zusammen, um eine Betreuung Ihrer Kinder in Notfällen sicherzustellen.

Krisensituation

Wenn es in Ihrem Gastland zu einer kritischen Situation kommen sollte und eine vorzeitige Abreise oder Evakuierung nicht auszuschließen ist, sollten Sie sich vorbereiten:

• Informieren Sie sich so umfassend wie möglich. Deutsche Auslandsvertretung, Arbeitgeber, Nachrichtenagenturen im Internet, Kurzwellensender etc. sind gute Quellen. Vorsicht vor Gerüchteküche und allgemeiner Panikmache.
• Die deutsche Auslandsvertretung vor Ort spricht Sicherheitsempfehlungen aus. Diese reichen von der Empfehlung zu erhöhter Vorsicht bis hin zur Organisation einer Evakuierung der deutschen Staatsbürger. Eine Evakuierung wird im Notfall vom Krisenstab des Auswärtigen Amts beschlossen, gemeinsam mit der Auslandsvertretung organisiert und den Bürgern angeboten. Aber sie basiert, wie auch alle Reisehinweise und -warnungen, auf Freiwilligkeit. Das bedeutet, niemand wird gegen seinen Willen ausgeflogen.
• Besprechen Sie im Familienkreis, wie das Notfallprozedere aussehen könnte.
• Überlegen Sie, was Sie im Fall einer vorzeitigen Abreise mitnehmen. Planen Sie einen Koffer und ein Stück Handgepäck pro Person.
• Erstellen bzw. aktualisieren Sie eine Liste Ihres Hausrats vor Ort.
• Bereiten Sie Ihr Haus/Ihre Wohnung für die Abreise vor. Wer bekommt einen Schlüssel, wer kümmert sich um die Rechnungen?
• Klären Sie, ob Sie Ihre Haustiere mitnehmen können bzw. klären Sie, wer sich während Ihrer Abwesenheit um sie kümmert.

Evakuierung - Was muss mit?

Wenn eine Evakuierung notwendig wird, ist es wichtig, dass Sie sorgfältig und überlegt packen. Denken Sie daran, Ihre Kinder in die Überlegungen mit einzubinden. Für Kinder ist es wichtig, persönliche Dinge wie Spielzeug einpacken zu können. Eine Checkliste für das persönliche Handgepäck:

• Pässe, Ausweise
• Führerscheine
• Stammbuch/Geburts- und Heiratsurkunden
• Medikamente
• Impfpässe
• Ersatzbrillen
• Kreditkarten, Schecks, aktueller Kontoauszug
• Zeugnisse
• Liste der monatlichen finanziellen Verpflichtungen
• Adressbücher
• Liste des zurückgelassenen Hausrats
• Wäsche zum Wechseln
• Kleinigkeiten zum Essen wie Kekse, Saft
• Bücher, kleine Spiele

Nach einer Evakuierung

Nach einer Evakuierung oder vorzeitigen Ausreise müssen Sie damit rechnen, dass die Situation eine Weile verworren und unklar bleibt. Versuchen Sie deshalb, so gut es geht, eine der neuen Situation angepasste Alltagsroutine zu schaffen. Sprechen Sie mit anderen über die gemachten Erfahrungen, versuchen Sie nicht, Ängste und Besorgnis mit sich alleine auszumachen.


Zu guter Letzt

Wir alle wissen, dass die Wahrscheinlichkeit, im Ausland eine extreme Krisensituation zu erleben, eher gering ist. Gleichzeitig wäre es illusorisch, eine solche Situation vollkommen auszuschließen. Eine gute persönliche Notfall-Planung kann Ihnen im Fall der Fälle die angemessenen Reaktionen erleichtern. Wenn dieser Fall nie eintritt, ist es um so besser.


Autorin: Brigitte Hild


Personal.Manager International